Een planning opmaken met Excel? Geen goed idee!
Het blijft verbazen hoeveel bouwprofessionals in 2019 nog grotendeels vertrouwen op Excel. Begrijp ons niet verkeerd: Excel is schitterende software, maar het is nu eenmaal niet geschikt voor het beheren van een gedegen planning. Het is spreadsheet software: een rekenprogramma dat geweldig omspringt met cijfers, maar nooit is ontwikkeld als planningstool. Waarom gebruiken zoveel mensen het dan toch op die manier? Omdat het wereldwijd bekend, vrij toegankelijk en op zowat elke computer te vinden is... Dat mag echter geen reden zijn.
De beperkingen van excel als planningssoftware
Microsoft Excel mag dan wel makkelijk toegankelijk en goedkoop zijn, het is simpelweg niet ontwikkeld om te worden ingezet bij de opmaak of het beheren van een planning, HR of eender welke andere zaak dan het verwerken van getallen.
Het programma heeft namelijk een aantal belangrijke beperkingen waar niet iedereen meteen bij stilstaat:
- Veel Excel spreadsheets bevatten een aantal complexe formules. Je moet die bestanden dan ook met kennis behandelen. Vaak is slechts één persoon binnen een bedrijf daarvan voldoende op de hoogte. Valt die persoon uit? Dan is er een probleem.
Bij een tool als Prixo is de leercurve zeer beperkt. Alles werkt intuïtief en is visueel vorm gegven. Iedereen leert binnen de periode van één meeting werken met onze planningstool.
- Een planning is vaak zeer complex en heeft veel variabelen. Zo moet je rekening houden met o.a. de beschikbaarheid van materialen en toestellen, verlofdagen, weerverlet, de verschillende fases in een bouwproces, vaste teams, de juiste personen op de juiste werf (denk aan diploma’s of certificaten) en zoveel meer.
Al deze zaken verwerken in een Excel bestand wordt gekkenwerk. Het overzicht ben je dan al snel kwijt. Met Prixo is het echter kinderspel. Onze tool laat je toe mensen, projecten en machines te plannen. Bovendien koppelt Prixo met je HR software, CRMpakketten en andere software. Zo houd je steeds met alles rekening. Je geeft bovendien aan welke personen in één team werken en kan ook meegeven wie de nodige certificaten heeft voor bepaalde jobs.
- Een Excelfile onderhouden kost veel tijd. Je moet zelf formules uitwerken, alles handmatig controleren. Heb je wat verschoven in de planning? Dan moet gecheckt worden of hierdoor andere werven niet in het gedrang komen, of materiaal nog beschikbaar is, of de ingezette personen een toestel kunnen besturen en niet met vakantie zijn…
In Excel gebeurt dit zelden correct of automatisch, in Prixo krijg je een melding wanneer iets niet meer juist staat.
- Het is een cliché, maar: “Time is money”. Besef je dat iemand die een Excel file bijwerkt op dat moment geen andere taken kan uitvoeren? Wie zich de hele tijd bezighoudt met ingeven van data, tijdsregistraties of andere zaken is bezet. We spreken dan al snel over enkele honderden euro aan loonkost per maand.
Met Prixo bespaar je dus niet alleen tijd, maar ook geld. Bij verschuivingen meldt onze tool problemen, tijdsregistratie kunnen collega's zelf doen via onze app en door koppelingen met andere software moet je alle informatie over jouw werknemers slechts één keer ingeven. De synchronisatie doet de rest.
- Excelbestanden zijn kwetsbaar en niet overal te bekijken of bewerken. Blokkerende software, verkeerd opgeslagen of per ongeluk verwijderde bestanden kan ervoor zorgen dat al je werk voor niets was. Bovendien kan een Excel sheet niet altijd en overal bekeken of bewerkt worden. Ooit al eens een Excel spreadsheet bewerkt op de smartphone?
Prixo is daarentegen overal bereikbaar, als u maar over een internetconnectie beschikt. Daarnaast kunt u uw planning niet per ongeluk verwijderen en moeten wijzigingen bevestigd worden. Bij het maken van fouten, krijg je ten slotte ook een melding van onze tool.
- Iederen weet dat er in een Excelbestand héél snel fouten sluipen. Eén punt of komma omwisselen zorgt vaak al voor een foute waarde. Bij uitgebreide bestanden zoeken naar een foutje is zoeken naar een speld in een hooiberg...
Prixo is echter zeer intuïtief opgebouwd, waardoor je altijd het overzicht bewaart. Ons alert centrum maakt je er bovendien op attent als je wat vergat in te geven of als bepaalde data elkaar verstoren.
- Wanneer je met een Excelbestand werkt, moet data manueel ingegeven worden. Dat betekent natuurlijk dat de informatie over geleverde prestaties eerst moet worden aangeleverd bij de juiste persoon. Je werknemers moeten bellen, mailen, opschrijven of vertellen hoe lang een taak in beslag nam, zodat de tijdsregistraties kan aangevuld worden. Dit is niet altijd heel nauwkeurig.
Daarnaast moeten planningen gevisualiseerd en gecommuniceerd worden. Dat betekent vaak: tabellen opmaken, uitprinten, ophangen, doorbellen, doormailen of overschrijven. Enkel zo blijft iedereen op de hoogte.
Niet met Prixo: iedereen kan zelfs zijn/haar gepresteerde tijd ingeven via de app of de planning checken op computer of mobiel.
- Tot slot: je data analyseren is niet altijd evident met Excel.
"Hoeveel tijd heeft medewerker A gemiddeld meer nodig voor een bepaalde taak dan medewerker B?", "Hoeveel ziektedagen liet medewerker Z noteren en wanneer is medewerker X nog niet ingepland volgende week?"
In Excel heeft u een formule nodig om die informatie te genereren. In Prixo ziet u dit in een aantal muisklikken.
De voordelen van Prixo als planningstool zelf ontdekken
Hierboven haalden we al enkele voorbeelden aan van beperkingen van Excel als planningstool. Toch snappen we dat het voor velen te spannend is om hun gewoontes zomaar aan de kant te schuiven en hun Excel bestand te laten voor een nieuwe tool. Bovendien is er het zogenaamde ‘IKEA effect’, dat stelt dat mensen iets wat ze zelf maakten waardevoller en belangrijker achten. Je bent dan ook (terecht) trots op je eigen uitgewerkte Excel planning.
Toch kan het sneller en efficiënter. Om dat te bewijzen, bieden we bij Prixo de optie om onze tool 14 dagen gratis te testen. Het enige dat we hiervoor nodig hebben, is wat basisinformatie om een testruimte op te zetten die realistisch is. Daarna kan je gedurende twee weken alle functies van onze tool testen. Na die testfase is het volledig aan jou om te beslissen of je verder wil met Prixo. Wij vragen nooit om uw betalingsgegevens bij het aangaan van een demo-account.
Ja! Ik wil Prixo graag testen:
